Согласитесь, что за последние 20 лет мир ускорился глобальным образом. То, на что раньше уходило нескольких дней, теперь надо выполнить за 1-2 часа. Не успели оперативно выставить счет — проиграли конкуренту. Долго делали образец продукции — остались без крупного заказа. И так практически в любой сфере бизнеса, особенно в России.

Вся эта спешка приводит к тому, что вы как руководитель вынуждены ускоряться во всех делах. Если начинаете тормозить, тормозят подчиненные. А это не самый лучший сценарий развития событий, тем более сегодня, когда клиент стал крайне нетерпеливым.

В итоге вы обрастаете огромным количеством задач и дел, которые необходимо выполнить в кратчайший срок. Как следствие, иногда приходится жить на работе, по 16-18 часов не расставаясь с компьютером.

Человеческий мозг может одновременно отслеживать не более 4-6 задач

Я хочу рассказать, как вырваться из этого круга, стать более эффективным и реально все успевать. Методика разработана на основе личного опыта и изучения систем тайм-менеджмента разных авторов. Те, кто взял ее на вооружение, увеличили эффективность минимум на 20-50%, что, согласитесь, отличный результат. Чтобы методика принесла плоды, нужно выполнить 10 шагов.

Шаг 1. Фильтруем задачи

Если чувствуете завал в делах, рекомендую взять ручку и выписать в ежедневник или в тетрадь все дела, встречи, мероприятия. Это позволит освободить голову для более важных задач. Главный принцип в том, что человеческий мозг может одновременно отслеживать не более 4-6 задач. Если вы превышаете норму, то работоспособность начинает падать. Задача, на которую обычно уходил час, может растянуться на полтора.

К этому правилу меня приучил первый начальник, когда я еще был лейтенантом. Он всегда говорил: «Олег, если ты чувствуешь, что мозг взрывается и ты не знаешь, за что взяться, сядь и выпиши абсолютно все, что нужно сделать. Из списка выдели 1-2 главные задачи и выполни их. Как только выполнишь, выдели следующие 2 задачи и начни работать над ними». Это правило я запомнил на всю жизнь и до сих пор им пользуюсь. Отлично разгружает голову. Главное, вы уже наверняка видите, куда надо двигаться.

Шаг 2. Используем современные технологии

Разнесите все выписанные задачи, дела, мероприятия в электронные планировщики, блокноты и календари. Для встреч, поездок, мероприятий, которые будут в будущем, я использую Google-календарь. С этим приложением вы никогда не забудете о том, что у вас запланировано. Оно не позволит вам назначить на одно время несколько дел. В календаре можно планировать групповые мероприятия, добавлять напоминания о днях рождения родных, друзей, сотрудников, вне зависимости от их количества. Кроме того, это облачное приложение, а значит, вы можете пользоваться им с компьютера, телефона или планшета.

Дела и задачи, которые не привязаны к дате, я отправляю в Google Keep. Это тоже облачное приложение. Вы можете добавлять в него фотографии, делать какие-то комментарии и пометки на них. Оно позволяет создавать заметки с помощью голосовых команд, цветом выделять категорию срочности, рисовать схемы пальцем и их сохранять. При желании задачи можно расписывать подробно по пунктам, как в чек-листе. Приложение очень любит жена. Она говорит, что для женщины это величайшее изобретение человечества.

Когда нужно срочно поставить групповую задачу или напомнить себе о каком-то мероприятии, а я за рулем или нет времени, использую приложение Netmemo. Сервис позволяет надиктовывать сообщения с инструкциями и отправлять их ответственным лицам по электронной почте. Сделать это можно в два касания. При этом письмо с аудиофайлом дублируется на вашу почту. Можно прослушать его позже и добавить на нужный носитель необходимое напоминание.

Использование этих сервисов и приложений освобождает голову от лишних задач и увеличивает мозговую производительность.

Шаг 3. Правильно ставим задачи

Хорошо, если штат компании небольшой и для постановки задач и контроля их выполнения вам достаточно ежедневника. А что делать, если у вас в подчинении 10, 20, а то и 50 руководителей разного уровня? Тут без современных технологий точно не обойтись. Помню время, когда количество руководителей в моей компании начало расти и я перестал успевать контролировать все задачи, которые ставил подчиненным. Банально забывал про них, перелистывая ежедневник на несколько страниц вперед, чтобы записать новые идеи и задачи.

Теперь вы с легкостью найдете любой файл, затратив на поиски минимум времени

И так продолжалось до тех пор, пока на одном из мастер-классов не услышал про облачный сервис Wunderlist. Сервис мне сразу понравился. Он давал возможность поставить задачу из любой точки мира прямо с телефона. При этом в задаче можно было выбрать ответственного, вести переписку по ней, прикреплять файлы, записывать голосовые сообщения, ставить напоминания, определять дедлайны. Но главное — удалить задачу мог только я, значит, не было риска что-то потерять.

Со временем я освоил более продвинутый сервис Trello. С его помощью можно ставить командные задачи и распределять долгосрочные проекты. И, что немаловажно, он позволяет организовать, с моей точки зрения, самую продвинутую методику управления проектами с использованием Scrum технологий. Но это уже другая история.

Шаг 4. Наводим порядок

Наведите порядок на рабочих столах. Это и ваш рабочий стол, за которым сидите, и рабочий стол компьютера, и даже рабочий стол смартфона. Не зря говорят: порядок на столе, порядок в голове. Разложите все по папкам. Определите себе жесткое правило:

  • Вы не уходите с работы, пока на рабочем столе не будет наведен идеальный порядок.
  • Вы не выключаете компьютер, пока не разложите все файлы по соответствующим папкам.
  • Теперь вы с легкостью найдете любой файл, затратив на поиски минимум времени. Возможно, для многих это покажется мелочью, но дьявол как раз в мелочах!

    Шаг 5. Создаем корзины

    Установите и настройте корзины на всех рабочих столах. Корзинами я называю некое пространство для хранения файлов и писем, проверка и анализ которых требуют достаточно длительного времени. На столе, за которым вы сидите, это может быть лоток для документов. В компьютере — специальная папка. В почте — папка почтового ящика, куда будут попадать все письма, которые вы пересылаете себе, чтобы прочесть позже.

    В этих трех корзинах всегда будет лежать информация, на обработку которой вы будете выделять отдельное время. Более подробно об этом в следующем шаге.

    Шаг 6. Используем правило двух минут

    Установите правило обработки входящей информации по принципу двух минут. Суть данного принципа в том, что весь поток данных и информации, которая к вам поступает, вы жестко сегментируете по принципу:

  • Проанализировать, ответить, выполнить сразу, если для обработки и анализа данного письма, файла нужно не больше двух минут.
  • Удалить, выкинуть, если это не важно и не требует ваших действий.
  • Перепоручить подчиненным.
  • Добавить мероприятие, идеи в календарь или в список задач на будущее.
  • Отправить в корзину для более внимательного рассмотрения вопроса позже.
  • Этот принцип не позволит переключать внимание между разноплановыми задачами и делами. Все, что нужно сделать, — определить время обработки информации, которая скапливается в корзине. Эти задачи нужно выполнять, полностью отключившись от внешнего мира. Тогда эффективность обработки значительно вырастет по сравнению с тем, когда вы хватаетесь за все подряд. Я обычно это делаю во второй половине дня.

    Шаг 7. Делегируем

    Выпишите все свои обязанности и дела и максимальную часть делегируйте. Проблема в том, что руководители и предприниматели почему-то думают, что большую часть вопросов могут выполнить только они. Это глубочайшее заблуждение. Чтобы сотрудник четко понимал, что он должен сделать, напишите подробные должностные инструкции с алгоритмами и приложениями. Пропишите все, вплоть до того, что делать, если закончились скрепки или бумага.

    Это мероприятие неимоверным образом разгрузит от бестолковых вопросов подчиненных и увеличит время на выполнение стратегических задач. Кроме того, не нужно бояться, что сотрудник может внезапно уволиться. Достаточно заставить нового сотрудника выучить должностные инструкции.

    Мы обновляем эти инструкции два раза в год, и, поверьте, это очень экономит время руководителей в будущем.

    Шаг 8. Определяем «часы хаоса»

    Часто вижу, как собственники или руководители ничего не успевают за день, потому что работают диспетчерами. В режиме нон-стоп отвечают на вопросы сотрудников и клиентов. Когда заниматься своими вопросами, если весь день вы либо переписываетесь, либо говорите по телефону?

    Чтобы исключить этот бесконечный марафон, рекомендую жестко определить «часы хаоса» в компании. Как правило, это час утром и час вечером. В это время я подключаюсь в мессенджеры и отвечаю на все вопросы, скопившиеся за день. Все остальное время трачу на решение стратегических задач.

    Все, что нужно делать, — стараться жить системно и не держать кучу информации в голове

    Если вы еще заставите придерживаться этих окон и персонал, то производительность компании увеличится на порядок. Поверьте, ничего не произойдет, если вы будете отвечать в те часы, которые определите.

    Шаг 9. Планируем

    Начинайте день с планирования. Каждое утро выделяйте минимум по 10 минут, чтобы изучить все мероприятия, запланированные на сегодня и ближайшие дни. Определите 1-2 задачи из списка дел, на которых сосредоточитесь.

    Не забудьте выделить время на работу с корзинами. Старайтесь максимально разгребать их к концу недели.

    Шаг 10. Избавляемся от зависимости

    Отучите себя от социальных сетей и бесконечного просмотра телефона. Все приложения c социальными сетями я просто удалил из телефона, ими занимается помощница. Лично просматриваю их только в выходные. Во время сосредоточенной работы телефон или выключаю, или ставлю на беззвучный режим, если жду какого-то звонка. Если вы перезвоните кому-то через 2 часа, третья мировая не начнется.

    Конечно, жизнь слишком хаотична. Даже суперсистемный подход к планированию и тайм-менеджменту может иногда давать сбои. Но если вы хотя бы постараетесь систематизировать свою работу и работу подчиненных, вы сразу увидите рост эффективности.

    Вы будете быстрее разбираться с делами, и появится время, которое наконец можно потратить на семью, родителей, друзей. Все, что нужно делать, — стараться жить системно и не держать кучу информации в голове. Как сказал Дэвид Аллен: «Ваше сознание предназначено для создания идей, а не для их хранения»

    Поделись статьей!

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here